تدوین نقشه راه هوشمندسازی سازمان امور دانشجویان

 مصطفی صالحی مدیرکل دفتر توسعه فناوری اطلاعات، امنیت و هوشمندسازی سازمان امور دانشجویان گفت: افزایش روزافزون حجم داده و تغییرات شتابان محیطی، در کنار ضرورت ایجاد ارتباط مستمر با محیط پیچیده و پویا، نیازمند مدیریت هوشمندانه دانش جهت کسب و توزیع دانش، سازماندهی و تحلیل و تفسیر مناسب آن‌ها است. موضوعی که به مدیران کمک می‌کند تا با تحلیل اطلاعات حاصل از داده‌ها، تصمیمات سنجیده‌تری را اتخاذ کرده و سازمان خود را جهت تقویت و رشد با محیط سازگار کنند. 

مدیرکل دفتر توسعه فناوری اطلاعات، امنیت و هوشمندسازی تصریح کرد: هرچند تعاریف مختلفی برای سازمان هوشمند وجود دارد، اما این عنوان در اغلب تعاریف، برای سازمان‌هایی به کار می‌رود که دانش‌محور و فناوری‌محور بوده، به صورت پویا با شیوه‌های جدید سازمانی تطبیق پیدا می‌کنند، یادگیرنده هستند و در ایجاد و بهره‌برداری از فرصت‌ها و فناوری‌ها چابک هستند. در واقع سازمان‌های هوشمند، مانند یک موجود زنده هستند که از راه تطبیق با محیط، یادگیری و رشد، قابلیت بازسازی و بهبود مکرر خود و توانایی پیشبینی تغییرات و یادگیری سریع را دارند. 

وی افزود: چرخه هوشمندسازی شامل بازتعریف خدمات، اصلاح فرآیندها، اصلاح قوانین و مقررات و همچنین باز معماری سازمان است. همچنین از جمله الزامات هوشمندسازی، حکمرانی داده‌محور است که حکمرانی مبتنی بر تحلیل داده است. این نوع حکمرانی در اداره سازمان، خردورز بوده و کیفیت تصمیم‌گیری و کیفیت اجرای تصمیم‌ها بالاتر است. هر قدر که داده‌ها در سطح عمیق‌تری کاوش شوند، ارزش آن‌ها برای سازمان در ارائه خرد و بینش و در نتیجه تصمیم‌گیری حرفه‌ای‌تر بیشتر خواهد شد و از سطح توصیف ساده وضع موجود به سطح پیش‌بینی و تجویز راه‌حل حرکت می‌کند.

صالحی اظهار کرد: سازمان امور دانشجویان، به عنوان بازوی اجرایی امور مرتبط با دانشجویان و دانش‌آموختگان وزارت علوم، تحقیقات و فناوری، با ایجاد زیرساخت‌ها، سامانه‌ها و سرویس‌های متعدد، گام‌های مؤثری را راستای جمع‌آوری و انسجام‌دهی به داده‌های خود برداشته است که این مهم پیش‌نیاز تبدیل شدن به یک سازمان هوشمند و فناور است. 

وی افزود: با عنایت به تلاش‌های صورت گرفته، سازمان داده‌های ارزشمندی در ارتباط با حوزه دانشجویی گردآوری کرده است. هرچند تنوع و جامعیت این داده‌ها توان عملیاتی این سازمان را هم در عرصه ارائه خدمات و هم در راستای اجرای ماموریت‌های خود افزایش می‌دهد؛ با این حال، اثربخشی این داده‌ها زمانی بیشتر خواهد بود که داده‌های موجود به درستی دسته‌بندی، برچسب‌گذاری و مرتب شده و با افزایش کیفیت داده‌ها، فعالیت‌های تحلیلی بر روی آن‌ها انجام شود. اجرای صحیح این فرایندها، باعث می‌شود که کلان داده موجود که در نگاه اول داده‌هایی خام هستند، اطلاعات مفیدی را در اختیار قرار دهند که به افزایش هوشمندی سازمان کمک می‌کند و قابلیت پیش‌بینی، تصمیم‌گیری و اقدام هوشمندانه را ایجاد می‌کند و سازمان را داده محور می‌کند. 

صالحی با بیان این که برای هوشمندسازی مبتنی بر داده، ابتدا لازم است درک درستی از نیاز مربوطه وجود داشته باشد، خاطرنشان کرد: به‌عبارتی، ضروری است بدانیم که با داده موردنظر چه کاری می‌خواهیم انجام دهیم و تحلیل این داده پاسخ چه سوالی را مشخص خواهد کرد. برای مثال، چگونه می‌توان از این داده‌ها برای بهبود خدمات به ذینفعان (به ویژه دانشجویان و دانش‌آموختگان) استفاده کرد؟ چگونه می‌توان از داده‌های موجود برای سیاست‌گذاری‌ها و تصمیم‌گیری‌های اصلی سازمان استفاده کرد؟ چگونه می‌توان با بهره‌گیری از ابزار‌های مدرن و هوشمند مانند چت‌بات‌ها، خدمات ارائه شده را با کیفیت بهتر و به صورت خودکار ارائه کرد؟ پس از آن، داده‌های مرتبط با آن نیاز شناسایی شده و برای پردازش لازم آماده می‌شود. سپس، مدل‌سازی و تحلیل روی آن‌ها صورت می‌گیرد و خروجی تحلیل پس از انجام ارزیابی لازم و در صورت قابل قبول بودن، عملیاتی می‌شود. 

مدیرکل دفتر توسعه فناوری اطلاعات، امنیت و هوشمندسازی بیان کرد: در بخش تحلیل و مدل‌سازی که مغز هوشمندسازی است، پس از جمع‌آوری و پالایش داده، مدل‌سازی و تحلیل با الگوریتم‌های هوش مصنوعی و داده‌کاوی انجام می شود.